Будьте впереди времени

Вы всегда чувствуете, как белый кролик в Алиса в стране чудес ... всегда в спешке, но никогда не получить, куда ты идешь? Вы работаете больше часа, но найти что цели становятся все более неуловимым?

Поскольку компании похудеть вспомогательного персонала и руководящих должностях, так держать давление нагромождения - и мы должны работать тяжелее, больше и быстрее, но с меньшей поддержкой, чем когда-либо прежде. Освоение управление временем и тонкое искусство делегация уже не роскошь. Они стали необходимым навыкам выживания для каждого инженера-химика. Добавьте к ваше образование и опыт работы с этим необходимы ухищрения тайм-менеджмента, чтобы более эффективно справляться с все более высокими темпами развития на рабочем месте.

Постановка целей:

Основных управления временем

Прежде чем вы можете обратиться детали управления временем, вы должны взглянуть на общую картину. Фонд является твердое понимание ваших целей и приоритетов. Тогда вы можете спланировать свою повседневную деятельность, чтобы сосредоточиться на достижении этих целей, вместо того, чтобы безнадежно отвлекаться на развлечения и диверсии. Зная разницу между задачей и приоритетом также имеет важное значение. Приоритеты дают большой выигрыш или пособия, в то время как задачи, просто деятельность, которая может или не может иметь срока.

Когда вы будете устанавливать цели, следует помнить о "SMART" акроним. Цели должны быть: конкретными, измеримыми, согласиться на, доступность, кстати. Ставьте цели, которые ставят вас в оптимальной зоне мотивации - цели, которые требуют, чтобы растянуть свои способности, но вполне достижимы. Очень важно, чтобы вы поставили перед собой в целях достижения успеха, а не неспособность проверить, что ваши цели реалистичны и достижимы в области текущего ресурсы, бюджет, сроки и организационные ограничения.

После того как вы концептуально ваша работа целей, связанных, организовать их в следующие три категории:

* Долгосрочные цели - 6 месяцев до 3 год

* Среднего класса цели - 1-6 мес

* Краткосрочные цели - ежедневно, еженедельно, ежемесячно.

Запишите три важнейших задач в каждой категории в порядке важности. Сохраните эту "цель лист" удобный и ссылаться на него в начале и в конце каждого рабочего дня.

Считаете ли вы, что задачи, ты погружен в первую очередь направлены на достижение поставленных целей вашей? Являются ли они помочь вам достичь полного и ваши приоритеты? Там всегда будет дополнительных документов и непредвиденные убивания времени всплывающих но основная часть вашего рабочего дня около 80% - должны быть направлены на мероприятия, связанные с вашим целям.

Если вы обнаружите, что большинство своего времени в настоящее время неправильно при решении задач, которые не помогают вам достичь ваших приоритетов, серьезной повторной оценки не требуется. Шаг назад и определить средства убивания времени, что крадут ваше время, найти способы уменьшения этих вторжений, а также научиться делегировать более эффективно.

Анализ времени испорченные

Джим продукта инженер отвечает за четыре члена команды исследований и разработок. Его среднего класса приоритетной задачей является разработать новый полимер, который в шесть раз сильнее, чем один, что его компания в настоящее время используется в оболочке. Но, вместо того чтобы сосредоточиться на химических составов для этого нового полимера, он находит свою энергию и концентрацию средств на погашение бесконечной бумажной работы и ненужных встреч.

Слишком часто убивания времени беспорядок наших дней и мешает нам сосредоточиться на приоритетных задач и целей. Хотя вы можете чувствовать себя безнадежно увязли в данный момент, некоторые простые изменения могут поставить вас на путь победить убивания времени. Возьмите "Планирование Момент" - остановка и обзор того, что является наиболее важным использовать свое время на тот момент. Затем определить конкретные средства убивания времени, которые могут быть вмешательства в этот предпочитают использовать свое время.

Просмотрите список типичных убивания времени в таблице 1. Серкл те, которые вы обнаружите. Тогда число злостных нарушителей от 1 до 5 (5 худшая).

Джим нашел, что некоторые его документы могут быть переданы на решение нормативных РУВД. Предоставляя им по электронной почте брифинги раз в неделю, он мог держать их до скорости на проект и одного из своих старших администраторов обрабатывать большую часть его документов.

Кроме того, он стал более высоким, о котором встреч он будет присутствовать. Вместо того, чтобы автоматически при условии, что он был нужен, он спрашивал своих коллег о своей роли в этом совещании. Он часто оказывается, что его присутствие не решающее значение. Он также просил, чтобы заседания, которое состоится во второй половине дня по мере возможности, оставив его утром на работу, которая требуется пик творческого мышления. Как участник в совещаниях, он обратился с просьбой разъяснить цель и повестку дня.

Руфь, инженер-химик в биотехнологическом секторе, показало, что она потратила слишком много ее чтение времени и отвечать на электронную почту. Она должна была указать адрес электронной почты правила для себя, чтобы обеспечить, что ее время сосредоточены на ее приоритетов. Рут просила, чтобы она не копируется на электронную почту, если эта информация непосредственно связана с ее отделе. Она также позволяет коллег знаю, что она не будет отвечать на адрес электронной почты, пока они требовали ответа. Она предположила, что отправители включать в строке темы, более подробную информацию о содержании и сроках реагирования. Самое главное, она сделала правило, чтобы проверить ее по электронной почте не более чем три раза в день. В некоторых позиций, конечно, это не было бы возможным, но и для Рут крайне важно обеспечить, чтобы ее мыслительные процессы не были постоянно прерывается.

Иногда простейшие изменения могут иметь огромное влияние. Рассмотрим 10 способов уменьшения перерывов в работе и сохранить концентрацию в таблице 2. Выберите три, которые можно сразу применять на свой собственный стиль работы, чтобы облегчить свою перегрузки.

Не используйте бумагу лавин

Много раз, огромный объем работы ручка мешает нашей способности сосредоточиться на наших приоритетов. Существует нет универсального правила, как надо управлять бумаги - все зависит от вашего стиля. Некоторые люди являются "хранителями", которые чувствовали себя комфортно в окружении много материала, а другие "Tossers" которые считают, что чистый стол стимулирует трезвого мышления. Важно, чтобы вам стало известно о свой собственный стиль и уровень комфорта и разработать систему для организации ваших бумаги соответственно.

Вне зависимости от вашего стиля, если вы тратить драгоценное время на поиск через сваи для документа вам нужно, и нарезов через те же документы снова и снова, новый подход. Возьмите этот тест: Если это занимает более 30 секунд, чтобы найти документ, необходимо улучшить систему. Вместо того, чтобы документ накапливаться, прямого трафика на вашем столе - решить, что документ остается и идет, как вы его видите. Оценка каждой бумаге и быть "TUF" - решили выбросить его, использовать его или файла его немедленно.

Механизм подачи находятся в зачаточном состоянии по сравнению с комплексом проблем, которые инженеры-химики адрес ежедневно. Но если вы даете системе регистрации мало внимания, он может связать вас в узлах. Хотя можно было бы рассчитывать на вашу административного персонала для подачи и выхода на материалы, то будет целесообразно иметь указанную систему на месте. Таким образом, если ключевые помощник вдруг недоступен, вы не окажетесь отчаянно искал документ.

Были ли сотрудники следуют этой системе для облегчения доступа и избежать траты времени поиска:

* Дата подачи документов до их

* Удалить громоздкие скрепок и заменить их с помощью скоб если это возможно

* Жеребьевки конверты, если штемпели значительные

* Положить самые последние документы в передней части файлов

* Периодически просматривать документы в задней части файлов, чтобы увидеть, если они могут быть брошены

* Организация файлы в алфавитном порядке по категориям

* 3 дюйма позволяют дополнительного пространства в кабинете так, что вы можете получить доступ к бумаге легко

* Этикетки за пределами файла, ящики со съемной этикеткой

* Сохранить текущие файлы проекта на расстоянии вытянутой руки от стола

* Создавать и поддерживать индексного файла

* Рассмотреть вопрос об использовании "головоломка" файловой системы - каждый раз, когда вы забрать бумаги, поставил на нем дату для решения вопроса, с тем, что этот документ может быть подана или отбрасываются.

Времени дружественной рабочей области

Роберт, нефтехимической инженер, обнаружил, что его способность оставаться на-целевой уменьшилось, когда он переехал в новое рабочее место. Он получал головные боли и боли в шее, которые устанавливают в течение нескольких часов после начала работы каждый день, короткого замыкания его производительности. Это вызвало его беспокойство недель, пока ассистент отметил, что он, возможно, захотите поднять его экране компьютера. Просто скольжения несколько книг под монитор поднять ее на уровень глаз, его положение улучшилось, головы и шеи боль исчезла. Он вернулся на родину, чтобы работать полный рабочий день открытой дроссельной заслонке.

Приятный и здоровый рабочей области имеет решающее значение для укрепления творческого потенциала и производительности. Проанализируйте ваше рабочее пространство, чтобы увидеть, как она может быть препятствующих свой уровень энергии и процессы мышления. Убедитесь, что ваш монитор компьютера повышается настолько, что он на уровне глаз, когда вы сидите прямо, и помещаются непосредственно перед вашим столом кресло. Использование документа стоять, когда вы имеете в виду печатном виде во время работы на компьютере. Чтобы избежать кистевого туннельного синдрома, расположить клавиатуру на поднос, который скользит под стол. Ваш стул должен быть удобным и бэк-дружественных с оружием в руках, поддержка для нижней части спины, и регулируемая по высоте и углу наклона. Использование поясничной поддержки подушки на спине и / или ног, если он вам нужен. Это не ракетостроение, но вы будете удивлены, как часто люди, которые могут обрабатывать ошеломляющие проекты пренебрегают основными удобствами.

Взять на себя ответственность телефонных время

Перед тем, как по телефону, задайте себе следующие вопросы: Какую информацию мне нужно? Делает этот призыв самый быстрый способ получить эту информацию? Будет ли по электронной почте будет более эффективным? Как я могу продолжать этот разговор кратко и по существу без грубости?

Для того чтобы сделать телефонный звонок продуктивной, записать список приоритетных тем, которые вы должны обсудить и необходимые Вам сведения. Сбор материалов необходимо сослаться и они были готовы, когда вы делаете вызов. Начните, сказав: "Я не хочу отнимать слишком много своего времени", или "Я знаю, что мы оба заняты", чтобы задать тон краткости.

План голосовое сообщение, прежде чем звонить в случае, если вы не доходят человек сразу. Сделайте глубокий вдох перед отъездом в сообщение, то говорить внятно. Если лицо, которому вы звоните, не знаю вас, начать с вашим именем, и написать, если бы это ничего, кроме простейших имен (например, Смит или Джонс). Орфографии это достаточно медленно, что человек слушает сообщение можно записать. Кроме того, дают о своей связи (например, название и компании). Затем выскажите свою наиболее важные моменты, быстро - не беспилотный далее. Дайте свой номер телефона в два раза, в начале и в конце опять вызова, и говорят, что медленно. Упоминание когда вы будете готовы ответить на телефонные звонки, если ответ требует разговора, или, в некоторых случаях, к сведению, что реагирование на голосовую почту приемлемо в случае, если вы пропустите ответный звонок.

Вы можете обрабатывать входящие звонки более эффективно с помощью Caller ID и система голосовой почты на экране вызовов. Если вы столкнулись с многословно абонентов, скажите ему, что вы находитесь в середине важный проект, и что вы можете только говорить еще минуту.

В недавней статье (1) дал дополнительные рекомендации для улучшения ваших навыков телефону.

Делегирование с уверенностью

Многие блестящих инженеров химической мешают трудности с делегирования. Некоторые исследования говорят, что 40% руководителей сталкиваются с проблемами в этой области. Но без мастерства делегации, вы никогда не будете в команду вашего времени. Делегация является одним из важнейших навыков, который позволяет формировать рабочий день, чтобы подчеркнуть ваши приоритеты. Не имея возможности доверять другим с задачами, вы обнаружите, тонет в мелочах, не в силах канала свои таланты к значимым достижением.

Есть несколько основных мифов, которые заставят людей от делегирования эффективно. Подумайте, которые могли бы быть рядом с тобой назад.

Миф № 1: "Никто не может это сделать, а как я могу". Это может быть справедливо в отношении некоторых из наиболее сложных задач, которые вы делаете, но маловероятно, чтобы быть правдой все, что вы делаете в рабочий день. Если ваше эго не позволяет признавать ничего, что кто-нибудь еще можно сделать лучше, рассмотрение этого - возможно, кто-то другой не может справится с этой задачей достаточно хорошо, чтобы достаточно.

Миф № 2: "Никто не может сделать это так быстро, как могу. Опять же, это может или не может быть правдой. Несмотря на это, если кто-то может сделать работу достаточно быстро, чтобы уложиться в сроки и держать процесс происходит, то есть достаточно быстро, чтобы оправдать свою делегацию.

Миф № 3: "К тому времени я объяснить это, я мог бы сделать это сам." Это может быть первый раз, когда вы объяснить и контролировать работу, которую вы хотите делегировать. Это может быть верно, второй, третий и четвертый раз. Но в конце концов, ваш коллега будет освоить задачи достаточно хорошо, чтобы у вас не будет объяснить его больше, и вы начнете экономить время.

Вы можете принять новый подход к делегации, разбив рабочей нагрузки в три общих уровня:

А. Задачи, которые вы уверены, что только Вы сможете сделать.

B. Задачи, что кто-то сможет сделать приемлемо хорошо (даже если вы можете сделать их лучше или быстрее).

С. Задачи что кто-то, безусловно, может сделать также.

Начните путем делегирования C-уровня задач. Постепенно вы сможете обучать кого-то выполнить B-уровня рабочих мест. Это оставит вас больше времени и концентрации ваших приоритетов - на уровне работы.

Чтобы стать эффективным делегировал, вы должны предоставить очень подробными инструкциями. Степень детализации будет зависеть от возможностей и опыта человека, которому вы делегирования. В общем, потратить немного больше времени на обучение будет вам сэкономить много времени на объяснение и пересмотр позже. Будьте уверены, что человек, которому вы делегирования имеет следующую важную информацию:

* Цели или задачи

* Приоритеты

* Срок

*, Где необходимые ресурсы могут быть найдены

*, Который можно ознакомиться на помощь, если это необходимо.

Помните, что мотивация имеет важнейшее значение для делегации была эффективной. Воспитывать мотивацию, представить новые обязанности в позитивном свете, чтобы ваши коллеги, как знак вашей веры в свои способности. Обеспечить достаточные ресурсы для завершения работы, или объяснить, где доступ к необходимым ресурсам. Задать вопросы и отзывы о работе. И будьте терпеливы - дать человеку, которому вы делегирования достаточно времени, чтобы получить до скорости.

Потратив немного времени на помощь другому узнать даст существенный выигрыш позже. Иногда делегация немедленного экономит время, а иногда это долгосрочные инвестиции. Это всегда инвестиций стоит сделать, если вы хотите, чтобы обеспечить себе больше времени для решения приоритетных задач и целей - ведущий принцип свою тактику управления временем.

ЛИТЕРАТУРА

1. Блай, RW, "улучшить свои навыки Телефон," Хим. Eng. Прогресс, 99 (5), с. 71-73 (май 2003).

ДЖУДИ HAMPTON

ДЖУДИ HAMPTON ПО СВЯЗЯМ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ

ДЖУДИ HAMPTON (<a href="mailto:JH3time@aol.com"> JH3time@aol.com </ A>) представила сотни учебных программ по управлению временем и другие профессиональные темы развития корпораций, государственных учреждений, некоммерческих организаций и университетов. Она провела семинары для Корнелл Univ. Школа промышленных и трудовых отношений, Бостон Univ. Корпоративный образовательный центр, соседства реинвестирование корпорации, Нью-Йорк кафедра Общегородская административных служб, Фонд Форда, и Организацией Объединенных Наций, а также корпоративных клиентов, которые включают Дюпон Merck, Mercedes-Benz, AOL / Time Warner и многие другие . Она имеет более чем 25 летний опыт работы в области общественных отношений. За свою карьеру в корпорации Mobil, она служила в качестве менеджера со СМИ, старший представитель, директор по делам потребителей. В 1985 году она основала свою собственную связям с общественностью и тренинговой компании, Джуди Хэмптон по связям с общественностью, Inc Она также является председателем совета директоров Blackside инкорпорейтед ", которая производится" Равнение на премию "и другими наградами документальных фильмов для общественного телевидение ..