Поведения успешных встреч команды

Подготовка эффективного повестки дня, протоколы, статус обновления, а также корректирующие действия отчеты, чтобы ваши встречи, а также свои проекты, запускать более плавно.

Как мы попыткой "делать больше с меньшими затратами", умение вести продуктивные встречи команды проекта имеет важное значение. Сколько раз ты посмотрел в вечернее время и сетовал на количество раз, когда вы "впустую" на совещаниях в тот день? Вы когда-нибудь пытались определить, сколько времени вы потратили на каждый день совещаний в рамках проекта?

Когда провели эффективного проекта встречи дают возможность для распространения информации и следить за ходом программы. Работы по проекту, реальной конструкции испытания проб, оценки, и многих других задач будет осуществляться члены команды вне заседаний, а координация усилий, распространения результатов и соглашение по форвардным действий будет место в проекте заседаний. Менеджер проекта должен обеспечить, чтобы все заседания эффективного планирования, выполнения и записаны. Ключи для запуска этих совещаний Успешно подготовки и принятия последующих мер.

ПОВЕСТКА ДНЯ

Проще говоря, хорошие заседаний основаны на хороших программ. Первые признаки хорошо отлаженной заседания является создание значимых повестки дня и распределение посетителей по крайней мере за два дня до заседания. Цель повестки дня, чтобы точно знать, участников, почему они идут на встречу и что будет ожидать от них в ходе совещания.

Хороший план необходимо ввести следующую информацию:

* Время (как начальный и конечный) и местонахождение

* Цель или цели совещания (например, предполагаемые результаты)

* Темы для докладов от руководителей программ об их состоянии и результатах

* Перечень вопросов для обсуждения общих группу.

При условии своевременного, полного повестки дня позволяет команде участники знают, что они должны подготовить заранее. Если какой-либо член группы не в состоянии доставлять материал просил, он или она должны уведомить об этом руководителя проекта поэтому последние могут определить, является ли заседание должно быть перенесено.

Листинг начала и время окончания совещания помогает всем членам команды бюджета своего времени. Это также полезно для поддержания заседании перемещение и не допускать стороне вопросы взять на разговор. Повестка дня может включать в себя конкретные временные интервалы для каждого вида деятельности в случае необходимости. В обязанности руководителя проекта, чтобы обеспечить, чтобы совещания заключаются в указанное время.

Достижения целей

Цель совещания помогает каждому члену группы понять конкретную цель совещания. Он также помогает сосредоточиться разговор.

Цель может быть в форме вопрос или вопросы, которые необходимо дать ответ на заседании. Старайтесь избегать расплывчатых целей, таких, как "Обзор состояния" или "для обсуждения вариантов". Если цель совещания чтобы решить этот вопрос, этот вопрос должен быть сформулированы.

Встреча лидера должны использовать опубликованные целью помочь сфокусировать заседании задачи. Если надлежащего цель включить в повестку дня, не должно быть никаких сомнений среди участников встречи о том, что они там делают.

Темы для докладов

Перечень тем для докладов задача лидера изначально поставляется из списка задач проекта. По мере развития проекта, темы должны быть прямые последующих из прямого действия, разработанные на последнем заседании группы. В самом деле, если вперед действия правильно отформатированные в виде таблицы, можно скопировать и вставить целый раздел из протокола заседания 1 и включить его в качестве темы руководство к следующему.

Темы должны перечислить предмет или результат представляется, имя лица (ы), ответственный, а также дату работы было вызвано (табл. 1). Темы должны представлять конкретную информацию или результаты, а не работу для их достижения. Например, соответствующие теме "представлены последние данные по продажам зеленый виджеты в Огайо". Тему "Обзор данных о продажах на зеленый виджеты в Огайо" не соответствующие теме, потому что он определяет действия, а не результат. Помните, что результаты 1 задача, как правило, прекурсоры для другого.

Обсуждение вопросов

"Вопросы для общего обсуждения раздел дает каждому члену команды возможность - по сути, обязанность - быть готовыми поделиться своим точки зрения группы по вопросам, которые окажут влияние на проект. Эти вопросы могут запросить дополнительные параметры, чтобы попытаться преодолеть препятствие. Они могут быть запрос от задачи лидера для получения дополнительной информации по конкретным вопросам.

Важно, чтобы все члены команды знают, что они могут задавать вопросы руководителю проекта для включения в повестку дня совещания группы для обсуждения. В обязанности руководителя проекта, чтобы все вопросы, целенаправленные и что разговор не заблудиться.

ПРОТОКОЛ

Когда вы получите минут на последнем совещании группы по проекту вы учились? Разве они прибудут в течение дня, недели, может быть, не на всех?

Совещание минут поможет обеспечить продолжение для вопросов, обсуждаемых на собрании команды. Они позволяют заседании лидер установить, что обсуждалось и было решено на совещании. Вместе минут и программ форме "бумажный след" (или электронный след) для проекта.

Если встреча четко повестки дня, то становится очень легко записать деятельности на совещании, и собирать их в удобный для чтения пакета. Минуты, как правило, содержат следующие разделы:

* Список участников

* Достижения целей (с повестки дня)

* Об информации (по темам, перечисленным в повестке дня)

* Резюме обсуждения в группах

* Список вперед пунктов действий.

Список участников должна включать в себя всех членов присутствовали и все заменители (указать, кто заменяет представляют). В некоторых случаях члены, возможно, придется дать отчет перед, встреча из-за совпадения сроков; этот доклад должен быть ссылки.

Отчетная информация

Каждый элемент списка тему и по вопросам групповой дискуссии должны быть отражены в разделе минут. Один общий метод совещание-менеджмент для руководителя проекта или другого члена группы для захвата важных пунктов обсуждения на флип-чарт, что все на совещании вижу. Эти моменты следует надевать колпачки часто, чтобы убедиться, что все участники находятся в согласии или конкретных пунктов разностных reprsented. Флип-страниц диаграммы, то служить в качестве основы для минут.

Один из способов собрать минут заключается в использовании темы раздела с повестки дня и распространить ее на информацию, представленную на заседании. Информация, собранная в ходе группового обсуждения могут быть вставлены в виде отдельных позиций. Вопросы сами по себе могут быть перечислены для выявления вопросов, которые обсуждались.

Форвард пунктов действий

Вперед пунктов действий должны быть представлены в таблицу с указанием конкретных целей, лицо, ответственное и в установленный срок. Эта таблица будет использована в три раза: в качестве передовой элемент списка действий в эти минуты, а списку тем для следующего дня, а также информацию и список результатов на следующий набор минут. Как правило, окончательные 25% совещания должны быть зарезервированы для создания и достижения соглашения в этом списке. Без этого списка, встреча еще не закончена!

СТАТУС ДОКЛАДОВ

Целью протокола является запись деятельности совещания. Они специально предназначены для членов команды. В некоторых случаях минут будут использованы для обновления дополнительного персонала. Это нормально, пока минуты не изменены или сокращены для снижения уровня детализации. В большинстве случаев отдельные доклады о состоянии более эффективно обновлять не членов команды.

Многие круизные суда имеют большой стенной карте в одном из центральных залов сбора, который иллюстрирует положение корабля относительно его происхождения и назначения. Некоторые карты также показывают ожидаемые позиции (там, где судно должно быть в данный момент времени), текущие погодные условия (которые могут повлиять на скорость судна), а также плановые и обновление раз прибытия. Некоторые пассажиры, интересует только конечный результат - когда они придут на их desgination, некоторые хотят, чтобы отслеживать местоположение на основе момент-в-момент, а другие хотят знать, что ожидать, насколько позволяют условия во время поездки. Все эти люди с учетом информации, необходимой им в одном дисплее карты. Основой для этого дисплея дорожную карту использовать, чтобы продемонстрировать ожидаемый ходе круиза. Все пассажиры и члены экипажа принять эту карту в качестве основы для поездки.

Это подобно тому, как план проекта определяет деятельность по проекту. Если все пойдет в соответствии с ожиданиями, карта маршрута будет указано, когда судно и когда она ожидается на следующей месте. Это отклонения от ожидаемого маршрута, которые должны быть для пассажиров и членов экипажа. Во многом таким же образом, как только план-график проекта был согласован и опубликован или обновление было выдано, роль отчет о состоянии объяснить любые отклонения от графика.

доклады Статус проекта готовы консультировать членов организации по обе абсолютные и относительные позиции проекта. В этих докладах акцент на событиях завершена, события на рассмотрении, и условия, которые влияют на способность проекта по доставке от его стоимости, сроков и целей деятельности. Если какое-либо событие не изменит исход любого из этих трех критериев измерения, доклады о положении дел должен показывать, насколько новая ситуация повлияет на график и любые задачи. Отчеты о состоянии может быть выдан на регулярной основе (например, ежемесячно, раз в две недели, еженедельно), или когда проект достигает определенных результатов. Доклады о положении дел, как правило, подготовленном в качестве первого шага в ворота обзора.

Формат

Статус доклады должны содержать каждого из следующих разделов Помните, чтобы отразить все активы, в том числе рабочих часов и оборудования, наличие в вашей оценки.

Раздел 1, статус. В этом разделе указывается перечень информации в таблице 2 - будь то стоимость проекта, сроки и производительности, что они должны быть, или, если Есть никаких отклонений от плана проекта. Если расходы по оценке, график поздно, или производительность ниже ожиданий, краткое объяснение сложившейся ситуации должны быть включены.

Раздел 2, проблемы и препятствия. Они должны быть определены как можно более конкретно. Включить масштабы проблемы и указать как свой технический и финансовый эффект. Лица (лиц), назначенного для их решения должны быть указаны, и если некоторые активы необходимы, те должны быть определены, как хорошо. Время для разрешения (когда следующая часть ключевой информации будет доступна), также должны быть отмечено.

§ 3 Следующая этапов. Они могут быть определены из плана проекта, а также, когда они ожидали. Любые изменения в график работы (т. е. если вехой поскользнулся) нуждается в объяснении. Цель в том числе следующие вехи в отчет о состоянии поддерживать внимание и на общие цели проекта и не останавливаться на один конкретный вопрос.

Раздел 4, следующая встреча по проекту и направленности. Укажите даты заседания и его цели / цели. Это служит общее приглашение к другим членам организации, которые могут иметь причину для участия или внести вклад в следующем заседании группы.

ДОКЛАДЫ МЕРЫ УСТРАНЕНИЯ

Если проект команда обнаруживает конкретные проблемы, которые требуют решения, корректирующие действия доклад должен быть подготовлен и представлен руководству организации. Этот доклад должен быть целенаправленным и этот вопрос следует рассматривать объективно, а предлагаемые решения должны быть представлены.

Наиболее эффективный способ управления проекта для менеджера проекта сосредоточить свои усилия на управлении проектом проблемы и меры по исправлению положения. Проблемы существуют только тогда, когда Есть затраты, сроки или проблемы с производительностью, которые противоречат критериям, установленным в то время было начато осуществление проекта.

По отслеживания фактических против прогнозируемых затрат, сроков и производительности, особенно на вехой точки, проблемы могут быть идентифицированы и количественно. Эти вопросы должны решаться с использованием "задачи / последствия / рекомендованных-решение" подход. Такой подход, как правило, наиболее эффективным, поскольку решения, стоимость, сроки и проблем с производительностью, как правило, должны быть утверждены со стороны спонсоров проекта, что позволяет им возможность предоставлять "бай-ин" с предложенным способом.

Определить стоимость, сроки и эффективность (CSP) проблемы, заложив их в матрице. Начните с 4 колонны во главе проекта Критерии, стоимость, график и производительности. В следующем ряду, определить конкретные CSP проекта критериям. Каждый критерий выражается в плане того, что целевой результат должен быть по завершении проекта или на определенной вехой. В третьей строке, иллюстрирует проблему. Оценить результаты, которые в настоящее время ожидается в конце проекта, основанного на то, что произошло на сегодняшний день или результатов до настоящего времени событием. Следующие строки должны выделять альтернативные решения и их последствия для CSP. Одним из таких решений должны быть выделены в качестве рекомендованных ответ.

Этот подход дает необходимых анализов в формате, который облегчает процесс принятия решений.

В управлении компромисс между стоимостью и графика, не забывайте производительности. Производительность то, что большинство руководителей проекта должна жить с, это готовый продукт. Бюджет и график проблемы имеют меньшее значение, если конечным результатом является сверх первоначальных ожиданий.

Пример

Компания изучает возможность использования биотехнологии для создания нового продукта. Как часть процесса развития, большое число анализа испытаний должны быть завершены. Фирма имеет ограниченный персонал лаборатории и высокая доля от общего объема человеко-часов тратятся на этот проект. Анализа является стандартный тест с четко определенными процедурами. На основании первоначальных результатов, число испытаний, требуемых возросла, что может привести к задержке в дата запуска продукта.

В таблице 3 приведены проблемы. Решение 1 необходимо добавить дополнительные силы внутренних персонала за счет заимствования из другого отдела. Решение 2 является субподрядной два автоматизированных задач. Решение 3 является не менять и принимать задержки запуска.

Матрицы в таблице 3 представлены потенциальные проблемы, связанные с каждой из альтернатив в сжатой форме, что делает его легче определить выгоды. По вырваться из номера, таким образом, становится очевидным, что решение 2 следует серьезно рассмотреть. После просмотра матрица, команда проекта и в самом деле, рекомендую использовать Решение 2, а завершение проекта по времени наиболее важное значение для общего объема продаж и прибыли.

Закрытие мысли

В большинстве организаций, одной больше всего нуждаются, приведенные большинство сотрудников будет больше времени для выполнения своих задач. Следуя мероприятий, изложенных в этой статье, вы сможете уменьшить время, затрачиваемое на совещаниях и писать минут. К подготовке докладов о состоянии функциональных и корректирующих действий доклады, вы будете иметь возможность информировать руководство о своих проектах в дополнительное время эффективным способом.

Дополнительная литература

Купер, RG, "Победа новых продуктов; Ускорение процесса от идеи до запуска" Персей издательское дело, Cambridge, MA (2001).

Мэннинг, Ричард Дж. "Руководство по управлению проектами", Маннинг менеджмент инк, Пипак, Нью-Джерси (1994).

Колесник, SC, и КБ-Кларк, "Управление новой продукции и процессов развития" Free Press, подразделение Саймон и Шустер, Inc, Нью-Йорк, NY (1993).

Барри М. Вайнштейн

Барри М. Вайнштейн

Барри М. Вайнштейн является президентом и основателем Барри М. Вайнштейн