Люди: ключ к успешному управлению проектом
Хотя диаграммы Ганта, сроки, бюджет, нехватка ресурсов, качество задач, показателей деятельности, а также другие инструменты важны, они не являются значимым, ни эффективным без людей.
Мне было предложено возглавить рабочую группу для разработки и реализации принципов управления проектами, методы и инструменты, специально для исследований и разработок, которые нередко не привык к суровой официальной управления проектами. Я был на многих R
Имея мало формального обучения управлению проектами, я сделал назначения с Чарльзом Брод, председатель Союза Карбид корпорации (UCC) Управление проектами совета, который был хорошо уважают за его знания по управлению проектами. Я знал, что выгоды от понимания Чарльза.
В рамках подготовки визита я сделал некоторые исследования и составили список вопросов к Карлу. Когда я вошел в его кабинет в назначенное время, я сказал: "Карл, я знаю, что люди играют важную роль в управлении проектами ..." Не успел я закончить фразу, он прервал: "Вы тут же остановить! Люди не просто важным в управлении проектами, люди по управлению проектами"!
Я сидел ошеломленный в течение нескольких секунд, как мой мозг быстро обрабатываются, что Чарльз сказал: "Люди по управлению проектами"! Как мой взгляд пронеслось в моих многочисленных опыт многих проектов, я работал, я знал почти мгновенно, что Чарльз только что сказал, было не только правда, но это было вербализации один из важнейших принципов управления проектами. По сравнению с этим заявлением, мало что имело значение в этом интервью.
В следующих разделах рассматриваются некоторые из многих типов взаимодействий руководителями проекта с других лиц, участвующих в их проектах.
Взаимодействие с членами команды проекта
Есть нет лидеров без последователей. Руководство и управление все о работе с людьми.
Многое, как дирижер оркестра приводит сыграть концерт, менеджер проекта ведет проектную команду для достижения целей проекта (1). Команда проекта, как оркестр, должна быть единой и в тон (соответствие) в качестве его членов, их лидера.
Чтобы достичь гармонии, команда должна хотят следовать лидера. Это очень важный принцип взаимодействия людей. Лидер и команда должны заботиться достаточно друг о друге, чтобы это произошло. Менеджеры проектов могут добиться успеха по:
* При практической с участием команды проекта в уточнении целей проекта с заказчиком
* Заверил, что цели проекта, ограничения и результаты ясны и понятны всем членам группы
* Всегда с участием команды проекта в проект плана Нин, а затем ...
* Ищет приверженность членов команды
* Действительно просил для входного сигнала от членов команды, когда проблемы возникают
* Делегируя как можно больше членов команды, по готовности каждого человека принять дополнительную ответственность
* Создание и развитие членов команды, предоставляя им возможности для роста, но не подавляющее их
* Минимизации излишнего бюрократизма, где это возможно
* Узнать, что мотивирует и вдохновляет каждого члена команды
* Просит отчетности, помогая членам группы получить полномочия и ресурсы, необходимые им для выполнения своих заданий
* Работа с линии управления заверить, что члены команды имеют самые современные инструменты
* Вознаграждение или привлечении к дисциплинарной членов команды раньше, чем позже
* Изготовление проекта заседаний и связи ценным, чтобы они не тратить время на людей (3)
* Управление конфликтами и быстро стремится выиграть / выиграть резолюций
* Осуществляет проект плана коммуникации
* По поддержанию точной и современной записи проекта для сведения к минимуму недоразумения и ненужные переделки.
Взаимодействие с руководителями высшего звена
Старшие менеджеры обеспечения того, чтобы бизнес-цели были достигнуты. Они часто выступают в роли посредника между заказчиком и ключевых сотрудников по проектам. Они обеспечивают необходимую поддержку и рекомендации по проектам. Они часто выступают в качестве спонсоров проекта или чемпионов.
Руководитель проекта необходимо взаимодействовать с руководством по многим причинам. Они часто работают вместе, чтобы определить цели проекта и ожидаемые результаты; чтобы уточнить и согласовать деловых и технических задач; разъяснить политику компании и процедуры, рамки проекта, риски проекта, критические факторы успеха, ключевые приоритеты проекта или драйверы, а также допуски во времени, ресурсов и ограничения производительности (4), а также доработать и утвердить проект устава.
Крайне важно, что эффективное взаимодействие происходит между руководителем проекта и топ-менеджеров. Если эти взаимодействия не являются эффективными, поддержка проекта может ослабевать, недоразумения, почти наверняка произойдет, проект цели и приоритеты будут либо неясным или недостаточно приняты меры, и командой проекта можно легко чувствую дрейфует без хорошего чувства направления или поддержки.
Для повышения эффективности этих встреч, честно говоря, сохранить целостность и уважительно. Не бойтесь попросить или дать разъяснения или дополнительную информацию так часто, как необходимо. Дайте и попросить точной, полной картины, а не только хорошие новости. Будьте краткими в области связи, но ясно. Все ли вы, чтобы не допустить сюрпризов. Не забудьте тщательно обсудить и понять все важные риски проекта, допуски и приоритетов. При обсуждении проблем, сосредоточиться на вопросах, а не людей. Использование высшего руководства, чтобы помочь с конфликтом и управления рисками, когда их помощь действительно необходима. И, наконец, никогда не злословить ваших старших менеджеров - это не поможет, и, вероятно, еще хуже.
Взаимодействие с руководителями среднего звена
Руководители среднего звена часто играют важную роль в успехе проекта или отказ. Они могут выбрать, какие лица в своих группах, чтобы присвоить данному проекту. Во многих организациях руководители среднего звена продолжать выплачивать заработную плату тех сотрудников, когда они в команде. Это может привести к верности предпочтение непосредственному руководителю над проектом менеджер, если член команды получает смешанные сигналы и должны решить, какой хозяин для подражания.
Если руководители среднего звена назначать членов команды для работы над проектом, они обычно сохраняют ответственность за обеспечение того, чтобы их народы имеют надлежащей профессиональной подготовки, контроля нагрузки своего народа, и часто заботятся о административные потребности своего населения (заработная плата, безопасность сертификации, ежегодные обзоры). Кроме того, они обычно гораздо более технически знающих, чем руководителю проекта. Очевидно, что руководители среднего звена может быть жизненно важным для успеха проекта.
Руководители проектов должны, в самых ранних этапах проекта, начать общаться с руководителями среднего звена из тех, кто может быть выбран быть на проектной команды. Убедитесь, что цели проекта, ожидаемые результаты, приоритеты, драйверов и допуски ясно каждой строке менеджера, который будет предоставлять ресурсы и услуги. Разработка тесные рабочие отношения с руководителями среднего звена, потому что вам нужна их помощь, советы, мудрость и бай-ин. Всегда держать звена информацию о ходе осуществления проектов, проблем, задач и потребностей. Кроме того, держать их внимание персонала достижения, проблемы с производительностью, или потребностей, относящихся к сфере их ответственности. Прослушать искренне ЛВЭ проблемы и советы руководителей среднего звена - если у вас нет, вы будете платить за это. Наконец, регулярно общаться (5).
Взаимодействие с другими сотрудниками компании и широкой общественности
В зависимости от проекта, взаимодействие с компанией в целом или с широкой общественностью, может варьироваться от несуществующих к частым и важным. Корпоративная или общественное мнение о Вас и Ваш проект может быть потенциально сделать перерыв или проекта. Если это относится к вам, развивать соответствующие межличностные отношения со всей тщательностью, вы можете дать.
Узнайте, какие основные проблемы общества или общественной, скорее всего, есть, и быть полностью подготовлен к их решению честно и открыто. Если у вас не может быть открыт из-за секретности соглашения и другие правовые ограничения, чтобы это понять.
Всегда будьте готовы! Вы точно знаете, что происходит на проекте. Затем план и на практике, как взаимодействовать с заинтересованными сторонами. Убедитесь, что высшее руководство, заказчика и командой проекта знаю, что вы представите, и не забудьте получить их предложения и поддержку.
Попытайтесь поставить себя на место людей, с которыми нужно общаться. стремиться понять их (6).
Всегда этических в своем поведении и в ваших словах. Самое главное, не теряйте здорово. Это займет много хорошего взаимодействия, чтобы компенсировать одного плохого 1.
Взаимодействие с клиентами
взаимодействия руководителя проекта с заказчиком, возможно, наиболее важным из всех, и может иметь большое влияние на удовлетворенность клиентов - реальная мера успеха проекта. Восприятие играть важную роль в успехе проекта. Заказчик, как правило лучше знает, чего она хочет в конце проекта. Эффективная межличностная коммуникация является необходимым для передачи этих знаний для руководителя проекта и команды.
Если характер проекта позволяет ему, руководителя проекта и команда нуждаются в интенсивном взаимодействии с клиентом, как в самом начале проекта, как это возможно. Это когда наибольший потенциал повлиять на конечный результат проекта не существует. Сделать это произойдет, если это возможно.
Ранняя взаимодействия между менеджером проекта, команды и клиента должно включать разработку очень четко понимать: целей проекта; приоритеты проекта, время, ресурсы и производительность ограничений и допусков; критические факторы успеха; масштаба проекта и ожидаемые результаты; истории проекта и обоснование, а также любые ключевые вопросы и предположения.
И наконец, сохранять открытыми каналы связи на протяжении всего проекта.
Взаимодействие с подрядчиками и другими поставщиками услуг
Flannes и Левин недавно заявил, что аутсорсинга растет 20% в год, и что эти временные рабочие иногда "способствовать большей глубине и широте опыта" (7). Функции руководителя проекта может быть даже на внешний подряд. Наличие подрядчиками и другими поставщиками услуг, либо как часть проектной команде или нет, представляет важные задачи.
Помните, как у других ключевых взаимодействий, постоянный и подпитываются связи является абсолютно необходимым. Адрес любые культурные, технологические и другие барьеры, которые могут препятствовать этому необходимо общение.
Не относитесь к людям, которые не включены в команду проекта, как к гражданам второго сорта. Соотношение их. Забота о них. стремиться понять их точку зрения. Ваши усилия будут платить большие дивиденды.
При работе с подрядчиками или другие не непосредственно в команде, учета и связи становится еще более важным, чтобы избежать недоразумений, восстановление и проблем в будущем. Убедитесь, что важные сообщения в письменной форме, то следить за лично обсуждать любые вопросы или дать разъяснения. Если изменения необходимы, положить их в письменном виде и получить все необходимые согласования.
Читать все контракты, тщательно и убедитесь, что вы их понимаете. Если другая сторона письменно договор, подготовить собственный проект быстрого прежде чем вы видите их. Таким образом, вы будете иметь представление о том, что нужно искать и какие вопросы задавать, когда вы просматриваете их контракта.
Если вы пишете договор, попросите другой стороны, что они хотели бы видеть в нем. Получите вход со стороны других людей, которые будут работать над проектом и людей, которые имеют опыт работы с контрактами. Тогда у адвоката поможет вам подготовить окончательный договор, чтобы избежать проблем с какими проблемами вы можете упустить из виду. Убедитесь, что старший знаки от управления на любом контракте говорит. Если вы все работаем вместе, у вас больше шансов для достижения беспроигрышных результатов.
Люди и успешной реализации проектов
На основании изучения около 650 проектов, компания "Бейкер и др.. определить успех проекта следующим образом: "Если проект соответствует техническим характеристикам производительности и / или миссия будет выполнена, и если существует высокий уровень удовлетворенности по проекту исходов среди ключевых людей в головной организации, ключевыми людьми в организации клиента ключевых людей команды проекта и ключевых пользователей и клиентов проекта усилий, проект рассматривается общий успех "(8). Обратите внимание на важное значение взаимодействия людей и восприятия людей, в дополнение к техническим характеристикам.
Это определение места большой акцент на восприятие - "люди чувствуют себя". Заметим также, что график и бюджет прямо не указано в качестве части проекта успех, хотя они, несомненно, повлияет на восприятие и чувства. Тем не менее, такое определение, безусловно, являет собой пример огромной важности людей в измерении и достижения успешных проектов.
Закрытие мысли
Хорошее взаимодействие людей жизненно важны для успешного управления проектами и должны быть тщательно развивать. Это взаимодействие существенно пронизывают все аспекты этого проекта и также являются наиболее трудоемких обязанностей руководителя проекта. Ввиду важности людей, менеджер проекта должен научиться искренне заботятся друг о лицо, связанное с проектом, и развивать эти люди взаимодействия для достижения успеха. Чарльз Брод действительно кратко об этом: "Люди по управлению проектами"!
ЛИТЕРАТУРА
1. Gido, J., и JP Клементс, "Успешное управление проектами", Юго-Западный колледж Издательское дело, Цинциннати, Огайо (1999).
2. Пинто, J., и О. Kharbanda, "Уроки для случайного Профессия," Бизнес-горизонты (март-апрель 1995 года), цитата в Gido и Клементе (1), p. 83.
3. Ларсен, ER, "Not Another Встреча! Планирования и проведения эффективных встреч," Труды Американского общества инженерного управления Национального собрания (октябрь 2001).
4. Ларсен, ER, "Старт Проекты правой - Как разработать эффективные Цели проекта" Труды Американского общества инженерного управления Национального собрания (октябрь 2002).
5. Ларсен, ER, "Общение с начальством и других общественных вещи", сделанных на управление Актуальные конференции Engineer на этапе перехода к управлению, Айше Национального собрания, (31 марта-3 апреля 2003).
6. Кови, SR, "Семь привычек высокоэффективных людей - Восстановление Характер этика", Саймон и Шустер, Нью-Йорк, NY (1989).
7. Flannes, SW, Г. Левин, "Люди навыков для руководителей проекта," Менеджмент концепции, Vienna, VA (2001).
8. Бейкер, Б. и др.., "Факторы, влияющие на успех проекта", глава 35 в Клленд Д.И., и WR Кинг (ред.), "Управление проектами Справочник", второе издание, ИЛ Рейнгольд, New York, NY (1988 ).
Элдон Р. ЛАРСЕН
MARSHALL УНИВЕРСИТЕТ
Окончила колледж
Элдон Р. Ларсен профессор инженерии в Университете Маршалл выпускником колледжа (100 Ангус Е. Пейтон д.ф.-м.н., Чарлстон, Западная Вирджиния 25303-1600, телефон: (304) 746-2047, E-почта: <A HREF = " mailto: larsene@marshall.edu "> larsene@marshall.edu </ A>), где он ведет внимание инженерных управления Магистр естественных наук в диплом инженера и стулья Маршалл университета Высшей Совета. Он вел курсы по управлению проектами с 1994 года в промышленных и университетских настройки, он также преподает оперативного управления и управления техническими человеческих ресурсов и организаций. До прихода в Маршалловы полный рабочий день в 1999 году он был адъюнкт-профессор, а до этого работал в течение 16 лет в Союзе Карбид корпорации (UCC). В UCC, он привел серьезные усилия по разработке и осуществлению управления проектами в области исследований и развития. Из-за его усилий, он получил премию отдельных Председателя, высшим признанием лицо может получить на UCC. Он получил степень бакалавра и магистра в области химического машиностроения имени Бригама Янга Univ.
и степень доктора наук в области химического машиностроения Univ. Калифорнии в Беркли. Он является старшим членом Айше, где он в настоящее время является вторым вице-председателем Управления Div. и в прошлом директор этого отдела. Он работал в качестве вице-председателя, стул и кресло прошлом и в настоящее время членами по особым поручениям, Чарльстона в разделе AlChE. Он также относится к Project Management Institute (PMI), и на свободе директором его Западная Вирджиния, штат Огайо Валли главе, а также Американское общество инженерного управления (АСЕМ) и Американское общество инженерного образования (ASEE). .
