Манге проектов эффективно

Разработка надлежащего проектного плана может помочь избежать перерасхода бюджетных средств

Часто определение управления проектами может быть неопределенным. Тем не менее, это не обязательно должно быть так. Очень часто остаются в тени Project Management Institute в (PMI; <a target="_blank" href="http://www.pmi.org" rel="nofollow"> www.pmi.org </ A>) Проект органом управления знаниями (PMBOK), стандарт ANSI для управления проектами, предлагает некоторые ответы. Например, он описывает ключевые термины, такие как рамки ("сумма товаров и услуг, предоставляемых в рамках проекта") и план проекта ("официальное, утвержденный документ, используемый для руководства и исполнения проектов и контроля").

Хотя инженер-химик, в качестве руководителя проекта, как правило, не имеет никаких проблем признавая, что должно быть включено в сферу, зачастую отсутствует структурированный план идти о его определения. Он аналогичен виду небоскреб из перегруженных улиц города и пытаются добраться до него. Вы знаете, что хотите, но как вы там? Вот когда проект плана приходит играть. Она рассказывает, как вы собираетесь пойти об этом деле определения сферы применения, а также о том, как проект будет выполняться, управляется и контролируется. Инженеры-химики понимаем, что область действия, необходимые для капитального проекта и что она должна быть документально подтверждена, однако большинство из них никогда не слышали о всеобъемлющий план проекта, главным образом потому, что они никогда не имели значительного обучение по управлению проектами. Кроме того, большинство компаний работают либо отсутствуют внутренние процедуры управления проектами или неадекватны из них.

С химической промышленности процесс (ИПЦ) является относительно старым, существует сильная тенденция будет продолжать это делать вещи так, как они всегда были сделать. Многие люди на руководящих должностях завершил свое образование до управления проектами степени (1986) и профессионального управления проектами (PMP) сертификации (1984) даже предложил. Следовательно, управление проектами часто не признается в качестве законного поля со своей философией и техники. Управление стремится диктовать бюджетов и графиков без участия руководителя проекта и думать, что время, проведенное планирование потерянного времени. Многие менеджеры проектов, тоже будет, скорее, "двигаться" в рамках проекта, чем план. Следствием этого является проектов, перерасход бюджетных средств, не отвечают ожиданиям заинтересованных сторон и пропустить даты завершения. По всей промышленности, по крайней мере 40% проектов закончить с неудовлетворительным разложения бюджет, сроки и объем.

Определение плана проекта

Согласно PMBOK, проект плана должен быть вместе (с помощью команды проекта) объяснить, каким образом проект будет областью видимости, удалось и казнен. Это включает в себя управление подпланы закупок, объем, время, связи, стоимость человеческих ресурсов, качества и рисков. В рамках соответствующих процедур, подпланы для отслеживания прогресса и учет изменений. Проект плана должен быть одобрены соответствующим людей. При правильно собрать план проекта и его утверждения, руководитель проекта сделала большой шаг для обеспечения успеха проекта. Соответствующие человек приняли участие в разработке плана проекта и утвердила объем. Все департаменты, которые должны участвовать в проекте знаю это, и согласились на их тип, а время, участие. Управление одобрило всех обязательств. Компания знает, что, когда, где, как и почему это то, чего он получает. И каких-либо изменений в проект плана, в котором заинтересованные стороны договорились, скорее всего, с изменением стоимости и графика воздействия. Самое главное, всем заинтересованным сторонам, от управления вниз, взяла на себя обязательство в плане проекта.

Ниже приводится проект плана, который специфичен для ИПЦ. Он основан на обычном сценарии - внутри руководитель проекта, работа с собственными ресурсами примерно определить сферы, который выходит за пределы компании в ресурсах для реализации. Она может быть использована, как и в большинстве организаций, для проектов от $ 500 000 до примерно $ 20 млн, и с небольшими изменениями для других размеров проектов (см. вставку справа).

План проекта будет состоять из следующих документов, которые описывают, что будет сделано и как это будет сделано. Большинство из этих документов разработаны командой проекта, и все утверждения команды. Обратите внимание, что смелые пунктов в плане проекта представляют собой сферы. Дополнительные указания по определению возможности см. в разделе "улучшить ваш проект посредством эффективного Область определения и контроля" Уильяма Кольт (КЭП, март 1997, с. 42-51).

Проект устава - краткий письменный документ, подписанный высшего руководства, объясняя основные цели проекта и руководством менеджера проекта. Он используется для руководства планирования проекта.

План управления - письменный документ, объяснив, каким образом различные части проекта плана, сферы применения, закупок, сроки, стоимость и т.д., будет управлять.

Сфера применения - Описание проекта достаточно подробно для руководства дизайн и ответить на вопросы о будущем области. Это может говорить о строительстве типа и местоположения, материалов строительства, производственные цели, число операторов, необходимых для запуска нового подразделения, где контроль будет основываться и т.д.

Структура декомпозиции работ (WBS) - список всех задач, вне зависимости от приоритета или времени, которые необходимо выполнить для успешного завершения проекта. Задачи разбиты на уровне детализации, который позволяет отслеживать и смет.

Бюджет - сумма сметы расходов для каждой задачи СДР сведены в соответствующих категориях.

Расписание - Написано в СДР было установлено, включающие задачи, приоритеты и продолжительность.

Требуемые приверженности персонала и - Контуры, которые будут использоваться, как долго, и за что.

Основные риски, в том числе ограничений и допущений, а также планируемые ответов на все - анализ идентификации рисков, их влияние на проект, и планы на осуществление проектов в случае их возникновения. Типичные риски несвоевременной поставкой оборудования, плохая погода, задержки утверждения экологических разрешений, новые технологии не столь продуктивной, как планируется и т.д.

Открытые вопросы и в ожидании решения - В большинстве проектов работа должна начинаться в то время как некоторые вопросы остаются открытыми. Возможно реактора в настоящее время вопрос о передаче из другого растения, или, может быть другой процесс в области завода рассматривается для консервации и ваш процесс может быть в состоянии найти там. Важно то, что план полностью не решил еще и то, что предполагается, в этой точке. Если этого не сделать, заинтересованные стороны будут иметь разные представления о том, что делается, и можно ожидать, один из этих открытых вопросов, которые будут в вашем бюджете и график, когда это не так.

Раф MID, расположение и описание процесса Эти документы должны быть доведены до уровня, который может быть использован для предварительной ставки техники. Например, MID может не показывать линейных размеров, но он должен показать все оборудование (по крайней мере, что известно на данный момент). Это может быть карандашный рисунок в зависимости от ресурсов, имеющихся в команде. Макет снова может быть карандашом или вырезать и вставить документ. Описание процесса, однако, должен объяснить, управления и контроля каждого элемента грубой P

Информация о сайте - Включает врезки в точках, снос, снижения требований, доступа, выключение даты, и т.д. Эти вопросы должны быть частью плана проекта, потому что они могут быть весьма дорогостоящими и отнимает много времени и, безусловно, влияют на бюджет проекта и график, если не решения.

Ведение плана - официальный письменный план документирования, которые будут использоваться для оборудования и торговли торгов, и процесс, который будет применяться. Без этого, покупка будет на несколько сюрпризов, и вы будете в некоторых горе, и, возможно, неправильный тип оборудования могут быть приобретены и неправильным подрядчика могут быть ставки.

Разработка проекта плана

Руководитель проекта будет написать и получить разрешение на управление устав, который определяет ожидания менеджмента проекта и обязанности руководителя проекта и авторитет. Устав будет подписан директором завода. Он будет содержать, по крайней мере, описание продукта, производительности, сумма денег, которую можно потратить на приемлемый возврат на инвестиции (ROI), а также ограничений и допущений. Она также будет объяснить, как проект вписывается в стратегический план компании. Перед уставом может быть записано несколько вариантов, возможно, предстоит изучить.

Зная сумму компания готова потратить до передней это очень важно. Даже на этой ранней дате это должно быть доступным. Отдела продаж должен иметь прогноз и цена. Если этого не произойдет, вы будете делать компании большую услугу, требуя этого. После этого полученная при рентабельности компании требованиям, приемлемым стоимость проекта может быть рассчитан. Обладая этой информацией, вы можете либо руководство обзора деятельности оставаться в пределах стоимости требования или разорвать новости, что этот проект, как это предусмотрено, является несбыточной мечтой. Все это слишком общие для руководителей проектов и команд потратить сотни часов обзорный проект только для того, представил просьбу о предоставлении средств отказано, потому что цена слишком высока. Это действительно никогда не должно произойти.

Команда проекта состоит из руководителя проекта и один член от каждой из следующих отделов: автоматизации, электрических и инструментальных (AE

Руководитель проекта будет вести команду к достижению консенсуса решения, которые будут опубликованы в протоколе заседания руководства к обзору. Если ответ не получен в течение недели, то он будет считать, что протоколы были приняты. Минуты будут использованы для обновления документов план проекта, и будет для всех членов проектной команды, руководители их отделов и директор завода.

Элементов в таблице будут работал на малых инициативных групп, которые будут представлены в команду проекта для ввода и утверждения. Ведущий будет один человек из инициативной группы. Презентации примут участие redlined рисунков и сопутствующих письменной документации по мере необходимости. Руководитель проекта будут определены, что требуется для представления каждой инициативной группы. Эти выступления, в ходе последующих обсуждений и минуты будут объединены для разработки плана проекта документов. На заседании зарезки боковых стволов, сроки будет предоставлена для представления действий заданий.

Причина подготовке этих важных документов в атмосферу команды проекта для сбора знаний всех членов команды, чтобы обеспечить правильность того, что делается и заручиться их поддержкой. Если команда не занимались, даже если бы все было сделано правильно, то такой враждебности, скорее всего, генерируется в том, что работа завода не будет принято как раз из злобы. Отдельные члены команды проекта предлагается представить свои работы в команде заседаний, чтобы они относятся к своей работе серьезно, и снижения отрицательного критики. Люди, которые склонны быть трудно понять, что скоро они будут прямо перед командой, и они не хотят попробовать свои лекарства.

Работа с изменением

Сфера является подмножеством план проекта. Все, что конкретно не написано в одном из сферы документов либо не входит в сферу или не будет оставлено на усмотрение конструкции дома. После завершения проекта план будет завершен, он будет распространен среди всех членов проектной команды, руководители члены проектной группы и директора завода. Комментарии и вопросы следует направлять по электронной почте руководителю проекта. Эти замечания и вопросы будут обсуждаться с командой проекта.

Отображения области будет создана для демонстрации проекта плана для тех, кто заинтересован в просмотре. В меморандуме, будут размещены на всех основных досках объявлений с указанием этого. Этот же район будет использоваться для демонстрации новейших рисунки по мере их разработки. Через неделю после распределения, руководитель проекта проведет встречу со своим менеджером, директором завода, и все другие руководители проекта члены команды желающие принять участие, чтобы перейти на план проекта. Руководитель проекта будет обратиться за разъяснениями на этом заседании о том, когда, если вообще, план проекта будут реализованы. Когда и если компания решит перейти, менеджер проекта будет объявить об этом в команду проекта и плана проекта будут реализованы.

Изменения могут происходить в самых различных областях, в том числе, расписание, стоимость, риск и качества. Масштаб проекта также могут быть затронуты изменением. В этом случае, официальные процедуры следует придерживаться:

Лицо, ходатайствующее о возможности изменения, инициатором будет написать заявление сферы изменения Памятка руководителю проекта определения сферы изменения и почему это должно быть сделано.

Руководитель проекта будет проверить, что запрос в отношении проекта плана, чтобы убедиться в возможности перемен. Руководитель проекта будет поддерживать только сферы изменится, если этот процесс не может бежать, или безопасно запустить без нее. Проект не может быть упражнением в непрерывном совершенствовании. Если бы каждый человек видит улучшения обзора после завершения Ведется расследование, проект не будет сделано, и, несомненно, перерасход бюджета. Это позволит также создать дисциплину внутри проектной команды. Члены знают, что они что-то делать правильно с первого раза.

Руководитель проекта будет анализировать влияние на проект, стоимость, график и т.д., и добавить, что для запроса на изменение масштаба.

Инженер-технолог будет приложить оценку изменения запроса.

Инициатором представит запрос сферы изменения в сферу обзора изменений совета, который будет состоять из менеджера завода и технический руководитель. Заседание будет назначено руководителем проекта, который также будет участвовать.

Рассмотрение возможности изменения борту будут либо одобрить или не одобрить просьбу. В случае одобрения дополнительных средств будет направлено. Область изменения не будут финансироваться за счет бюджета проекта. Область изменения работы будет ждать, пока дополнительных средств был утвержден. Это будет по письменного согласия совета директоров или официального утверждения компании просьбы о дополнительных средств.

План проекта будет изменена с учетом утвержденного объема и с учетом изменений, номер ревизии. Последняя версия всегда будет на дисплее. Резюме изменений по электронной почте всем членам команды проекта, их руководителей, а руководитель предприятия.

Закупка товаров и услуг

Я рекомендую, чтобы руководитель проекта и компании премию только два договора, предварительный договор техники и детального проектирования / строительства, и что они должны единовременно. Иными словами, контракты будут по фиксированной суммы, которые не изменится, если дополнительная работа просил или работы не требуется. Инжиниринговых компаний награжден этих контрактов за все контракты на строительство и покупку всего оборудования. Компания руководителя проекта будет возмещать инжиниринговых компаний по контрактам на строительство и закупки оборудования.

Предварительный договор инженерных будет основываться на основные сферы положить вместе проектной команды. Руководитель проекта будет использовать эту информацию воедино объем работы в течение нескольких инженерных компаний конкурсного из (воедино предварительное и детальное / дизайн построить объем работ будет рассмотрен в управлении статьи в следующем месяце). Первый Предтендерное совещание будет проводиться в период между менеджером проекта и участников раздавать тендерных документов и объем работы и пойти на завод тур соответствующих областях. На этом заседании, и во время проходных, вопросы будут даны ответы или подробные для дальнейшего расследования. Замечания будут храниться все вопросы и ответы, и все последующие телефонные разговоры. Они будут распространяться через регулярные промежутки времени, дополнения для всех участников торгов.

Ведь ставки будут получены, они будут оценены и предварительного договора инженерных награждены. Этот договор будет установить достаточно подробно, чтобы можно было эффективно торги проектирования / строительства контракта. Заметим, что если работы команды проекта должны были быть использованы конкурсного окончательный проект напрямую, минуя предварительный этап техники, ставки будут либо очень высокие, поскольку участники торгов будут боясь пропустить что-нибудь, или очень низким, с ожидании обильного будущее "дополнительных просьб". Ни сценарий является желательным.

По предварительным машиностроения, сферы документы будут доработаны и рисунки обращено на профессиональные стандарты. Все новые единицы оборудования показано на P

Этот предварительный этап инженерных также дает руководителю проекта увидеть, если дизайнерская фирма является подходящим. Очевидно, было бы целесообразно использовать и той же компании за предварительное и детальное проектирование. Я рекомендую делать так, если бы фирма сделала хорошую работу, даже если ставки несколько выше, для детального проектирования. Делая ставку фирмы по детальному проектированию, однако, вы можете быть уверены, что вы получили его лучшие цены.

Часть предварительного договора инженерных должны быть требования к смете расходов на завершение проекта. Предварительные инжиниринговая компания имеет доступ к оценке программ, что в среднем менеджер проекта нет, и гораздо более точные оценки расходов могут быть получены после предварительного инженерного была завершена. Эта оценка следует рассматривать осторожно. Существует всегда потенциал для проекта, который будет убит в этой точке.

Часть предварительного договора инженерии для создания объема работ для детального проектирования / строительства контракта. Руководитель проекта и предварительный инжиниринговой компании и помощь в написании этого. В объем работ завершен, тот же процесс торгов следует как для предварительного техники. Конечно, если предварительный инжиниринговая компания сделал плохую работу, вы хотите участвовать в конкурсе на подробный договор. Детального проектирования / строительства договор будет включать в себя создание строительных чертежей, подготовка объемов работ, проведение предварительного заседания ставку, присуждение контрактов на строительство и контроля за деятельностью в этой области.

Следующие отдельные общие контракты будут (все работы должны быть распределены по этим контрактам):

1. снос

2. бетонного фундамента, подземные трубопроводы и электрические

3. конструкционная сталь

4. бетонные полы и кровли

5. общие архитектурные здания (стены, сайдинг, двери, окна, кровля, пожарной охраны, сантехника и т.д.)

6. механический (оборудование установка, трубопроводы, HVAC и изоляции установки)

7. электрических и инструментальных

8. программирования.

Убедитесь, что все контракты и договоры с субподрядчиками распространяются в отношении выше, чтобы обеспечить, что вы можете держать в ваше расписание. Например, убедитесь, что контракт для бетонных полов и крыши также кровельные и водосточные трубы. Вы же не хотите попасть в семантических споров с дизайнерской фирмой о том, что каждая из вышеперечисленных категорий на самом деле означает. Она должна включать каждый контракт и субподряда, должны предоставляться в одном из вышеуказанных общих договоров, и что включение должно соответствовать свое расписание. Если вы не подчеркнуть это, вы будете иметь бесконечный поток незначительных контрактов, пусть в конце вашего проекта, что приведет к задержке запуска.

Любое оборудование, элементы не приобрели в рамках предварительного договора инженерных будет приобретен проектирования / строительства фирмы. Все договорные обязательства будет составлять от проектирования / строительства фирмы и подрядчиков и поставщиков. Проектирования / строительства фирма будет производить оценку и награду изменения заказов, которые не представляют собой изменения в пределах, определенных в проекте плана, для решения проблемы установки на месте эксплуатации. Эти изменения заказов следует ожидать, оценивать и награжден таким образом, чтобы не задерживать графику. Важно, чтобы сделать детальный дизайн / построить фирму, ответственные за решение проблемы с установкой на месте, потому что на большом проекте это полный рабочий день. Если менеджер проекта должны были попытаться сделать это, он или она не будет времени, чтобы сделать что-нибудь еще. Фактическая работа дизайн будет единовременно. Координации деятельности на местах, однако, будет основываться на времени и материалов (T

При покупке пользовательского оборудования, инжиниринговая фирма выдает заказы и оплачивать счета. Компания возместит дизайнерской фирмой оборудования после прибыл на месте. Оборудование будет ставка, по крайней мере два участника. характеристики компании будут следовать. Перед заказ не выдается, реквизиции должно быть подписано руководителем проекта, а также кто-то из обслуживания, технологии и М. ведомств. Реквизиции должны быть указаны соответствующие номера оборудования и пять комплектов оборудования учебных пособий, запасные части списков, и заверенные чертежи направляется проект дома для сверки в оборудование ручной ноутбуков.

Все работы торговых и оборудования с одного пункта или количество стоимостью более $ 15 000 будет ставка. После определенного типа заключения контракта, соответствующие дополнительные работы или предметов, будет просто добавить к этому договору после справедливого ценообразования была создана.

Стандартный единиц оборудования может просто быть приобретен у местных поставщиков, если производителя по цене-theboard делает невозможным торгов. А для хранения и установленных материалов, компания возместит проектирования / строительства фирмы. Все ставки документы должны быть рассмотрены руководителем проекта до его представления подрядчиков.

Все контракты, оборудованием и торговой работа будет заявку с четкой характеристики, чтобы убедиться, все же торгов или эквивалент пунктов. Если возникают необычные обстоятельства, контракты будет уделяться низкой цене.

Контракты с разработкой фирмы будут иметь четко определенные сроки поставки для всех результатов. Еженедельные заседания будут проводиться с дизайнерских фирм для обеспечения соблюдения контрактов и о состоянии проекта. Изменение заказы будут объяснены и обоснованы. Вопросы, которые возникли будет обсуждаться. Первая и третья недели каждого месяца, разнообразные официальные расчеты статуса проекта, в том числе "по завершении оценки" и "графика разница", как это указано в договоре дизайн фирмы, будут представлены компании. "Оценка по завершении оценки" будет создан в течение всего проекта и каждого контракта. Любой договор, ожидая 20% или больше увеличение расходов должна быть проанализирована дизайнерская фирма в письменном докладе, который объясняет, что случилось и что можно сделать для снижения издержек. По крайней мере, рисунок обзора ожидается от разработки фирмы. Дизайнерская фирма должна ввести в действие план действий для решения каких-либо критических задержки график пути.

Оборудование контракты будут иметь четко определенные сроки поставки, которая будет ускорен, каждую неделю в дизайнерских фирм. Между тем, торговые контракты будут очень подробные графики, которые были частью процесса торгов. Эти подробные графики будут иметь прямой связи с общим графиком проекта, например, что определенный прогресс еженедельно может быть связано с общим общий график проекта.

Ключевые вопросы управления проектами

Управление временем. Структура распределения работ будут созданы в котором перечислены все мероприятия, которые необходимо выполнить для завершения проекта. Мероприятия будут разбиты по степени детализации, необходимой для оценки и контроля. Они будут рассмотрены на совещаниях проектной группы для обеспечения полноты. Мероприятия будут отсортированы в соответствии с приоритетом и рассматривается проектной команды. Продолжительность работы, проводимой членами команды проекта будут оцениваться по указанному членов команды проекта. Руководитель проекта будет оценка отдыха.

Все контракты пусть будет по графику ориентиры, которые могут быть напрямую связаны с общим графиком проекта. Эти этапы, в сочетании с заработанной стоимости анализа, будут использованы для отслеживания прогресса. Любой потенциальный скольжения в расписании потребует руководителя проекта обеспечивать принятие корректирующих мер.

Связь управления. Проект минут команды совещания будет распространен среди всех членов команды, их руководители департаментов и директора завода. Статус проекта или прогноз доклад будет распространен в первую неделю каждого месяца и тем же людям.

Отображения области будут представлены план проекта, последние минуты, и последние рисунки. Перед рассмотрением документов, войдите в журнал. Рисунки не внесен в список ", утвержденный на строительство" может быть redlined. Написать свое имя и дату рядом с красной черты ". Избранные члены проектной группы будет официально рассмотреть все рисунки. Эти redlines будет сочетаться с redlines из области отображения, чтобы полный пакет красной черты ", который будет обсуждаться и изменяться по мере необходимости, с тем чтобы каждый член команды проекта подписать" утвержден в качестве отметил ". Чертежи будут возвращены дизайнерская фирма для исправления. Вернулся, исправить рисунки будут распространены соответствующие члены команды проекта на рассмотрение. После того как команда выполняется, рисунки будут подписаны членами команды, а затем с грифом "выдается для строительства," пусть на торги, и положил на дисплее.

По завершении проекта, компакт-диск всех окончательные чертежи будут переданы редакции. Файл важных документов проекта и все заказы будут помещены в файл проекта. Закрытие доклад будет написан анализ результатов в сравнении с целями.

Стоимость управления. С помощью команды проекта, необходимых человеческих и материальных ресурсов будут выявлены. Смета расходов на основе структуры разбивки работ и установленного графика могут быть объединены на основе исторических данных и инженерные решения для каждого вида деятельности. Эти индивидуальные издержки деятельности будут включены в конкретные категории расходов и общих расходов по проекту. Каждый пункт в СДР будет оценивать и будет по графику, что позволяет для удобного отслеживания затрат. По мере развития проекта, сумма, потраченная можно сравнить с предусмотренной в бюджете суммы, и окончательная стоимость проекта может быть прогноз. Если перерасход более чем на 20% прогнозам, рассмотрение возможности изменения борту будут проводиться консультации для направления.

С завершением проекта, проектная команда встретится для оценки успешности проекта и создать "извлеченных уроков" документ, который будет распространен и подал с проектами записи.

GLEN ROSENTRATER, Профессионал по управлению проектами

GLEN ROSENTRATER является старшим менеджером проекта с более чем 14-летний опыт управления проектами в химической переработки и пищевой промышленности (E-почта: <a <href="mailto:gutbar@aol.com"> gutbar@aol.com /> ). Он получил бакалавра и магистра в области химического машиностроения Univ. Иллинойса в Чикаго, и профессиональных инструментов управления проектами (PMP). Rosentrater является членом Аиш и Project Management Institute (PMI)