Использование электронной почты эффективно

Карьера Catalyst

Эти советы помогут улучшить ваш адрес электронной почты стиль и убедитесь, что адрес вашей электронной почты является эффективным своей сути, а также установку новых электронных ожидания широкий спектр компьютерных коллег.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ E-MAIL в американском бизнесе развивается взрывными темпами. К 2003 году 110 миллионов людей, как ожидается, будет E-рассылки - от 75 млн сегодня. Типичный офисный работник отправляет и получает в среднем 40 E-почты ежедневно, согласно опросу Gallup. Многие из них наполняются лишних слов, много можно было бы сократить наполовину, если их писатели учили писать аккуратно и забота о концентрации внимания читателя.

Электронная почта заменить почты США в качестве главного средства взаимодействия с инженерами, архитекторами, учеными, клиентов и перспективы. Слишком мало людей бизнеса признают, что это революция в области коммуникаций привело к необходимости, чтобы избавиться от старомодных фраз, перейдем к делу быстро, держать краткие сообщения и мотивировать читателя прочитать само сообщение.

Вдруг, инженеры, химики, биологи, R

Не надо заблуждаться: E-почта не может заменить личного прикосновения телефону. Звоните по телефону, когда вы приступать сообщения, посвященном сложный вопрос, потому что всегда есть возможность, по телефону, чтобы судить невербальные ключи слушателя, дает тебе. По телефону вы могли бы определить, когда слушатель сопротивление или отвергая то, что вы хотите сказать. Это не правда с электронной почтой.

Следующие советы призваны помочь вам улучшить свой E-почта стиле.

Государство объект

Использование "Re" линии или предметной области, чтобы привлечь внимание и мотивировать читателя на чтение. "Re" линия должна не только обобщить то, что вы собираетесь сказать, но должны, при необходимости, мотивировать читателя к действию. Таким образом, очень короткий "Re" линий может быть таинственным и бессмысленными (например, "Обучение"), и я призываю вас быть более конкретными ("Идеи для новых учебных курсов").

Ближе к делу быстро

Ответ на вопрос: "Чего я хочу, чтобы читатель знает, делать, или вы считаете, в результате этого Электронная почта"? в первом пункте. Письма почти всегда прогулку; редко письма писателя открытый с основными сообщение в первом пункте. Она работает до него, и в этом процессе, отталкивает читателей. С электронной почтой, как правило сужается, читатели ожидают первого пункта больше, чем просто ввести мысли. Они ожидают, что обобщение, почему вы пишете - что вы хотите от читателя знать, делать, или верить.

Не порывистый

Избегайте стаккато стиль неполные предложения и другие ярлыки. Как пережиток, когда компьютер памяти было мало, некоторые люди все еще написать письмо в "суб Saw. Санк же. прозы. Там не надо писать в фразы, предложения или наполовину. Грамматика, пунктуация, стиль, приветствия и закрытия еще рассчитывать. Единственное исключение я вижу, что люди, которые не будут неохотно используют "Дорогой Боб", как открытие письма, хитрый проведения "Дорогие" на несколько более интимные области электронной почты. И, хотя "Дорогие" имеет традиционно не проводится какой-либо оттенок интимности в дополнительных деловое письмо, как иногда кажется немного приятельские стиля электронной почты, так что давайте использования "дорогой" в адрес вашей электронной почты, регулируются тем, что чувствует себя более комфортно с вами.

Использовать бизнес-стиль писем

Убедитесь, что ваша электронная почта имеет такой же структуры и стиля делового письма (в том числе обращение и закрытия). Помимо сказанного выше о "Дорогой," все багажа почте, приходит вместе с электронной почты (за исключением, что в адрес письмо заменить адрес электронной почты читателя). Вы все еще должны иметь заключение (например, искренне), что может быть снято, если вы обнаружите, что частота и небрежностью вашей корреспонденции электронной почты сделать заключение излишне формальный характер.

Тем не менее, писем соображений стиля продолжать держать. Держите предложения и абзацы короткими, и ликвидировать многословие, избыточность и старомодные слова. Создать, чтобы выразить, не впечатляют. Родился неформальности, электронная почта еще меньше терпимости к фразы, как "в соответствии с", "прилагается пожалуйста, найти", "и в отдельном конверте", чем делать памятки или очередной буквы.

Что касается передачи математике онлайн, убедитесь, что людям на другом конце вашего сообщения аналогичные программы для открытия и понимания сообщений, таких, как Mathematica и другие программные продукты, которые позволяют людям делать и обмен комплекса онлайн расчетов.

Держите сообщения электронной почты краткое

Хотя письма следует, в общем, быть сведено к одной странице, E - почта, потому что его объем прокрутки участие, а также ожидание краткости, почти никогда не должна быть больше, чем несколько абзацев. Все, что больше не могут и должны быть отправлены в виде отдельного файла.

Не торопитесь

Не поддавайтесь желания "ответный огонь" с поспешной (или сердито) ответ. Непосредственность E-почта может сделать получателя вынуждены составить немедленного реагирования. Не торопитесь, особенно если вы отвечаете на сообщение, которое сделало вас гнев или оборонительный характер.

Будьте дипломатических. удобный достичь Электронная почта может быть недостатком, ибо он может зафиксировать ваши обиды, а не давая вам время, чтобы успокоиться и восстановить объективность. Помните, что электронная почта является постоянным и окончательным. Не пишите в гневе, и держаться подальше от ненормативной лексики. Перечитайте свой ответ, чтобы убедиться, что ни одна из фраз вы написали опровергают ваши эмоции (например, фраза "Я надеюсь, это будет отвечать на все ваши вопросы", возможно, в письме на имя руководителя, опровергают раздражительность пришлось бы взять время в ответ на письмо направлении просьб или задавать вопросы. остыть, прежде чем нажать "Отправить" ключ!

Смотрите пунктуации и грамматики

Знай эмоциональные коннотации пунктуации и грамматики. Пунктуация добавляет, что "язык тела" в письменной форме. Хотя мы все использовать знаки препинания построить наши предложения, мы редко думаем об этих марок, как добавить эмоций в наше послание. Но они делают. Тире (-) можно добавить особый акцент на мысли, помогая читателю, что вы считаете наиболее важными. Сокращения (я, не мы) добавить определенные тепло в письменной форме и должно поощряться в рамках неофициальных сообщений, как письма или по электронной почте. Многоточие (...) колебаний шоу или бездействия. И скобках можно показать читателю, что вы считаете второй мысли.

Хотя ваш учителей средних школ могут нахмурившись, вы должны знать, что:

* Иногда одно предложение пунктах являются приемлемыми и могут заклепки читателя на конкретной идеи или обеспечение перехода от длительного пунктах

* Долгое пунктах (более 10 строк) обычно обращаются на линию с читателями, даже если каждая идея принадлежит в этом пункте

* Начиная случайные предложение "и" или только "не висит преступления; начиная с совместно добавляет естественного течения вашей письменной форме.

Использование смайликов мудро

"Смайлики" и адрес электронной почты сокращений добавить ширину на ваши сообщения. Хотя многие технические менеджеры не уделяется использованию типов сокращений и аббревиатур популярных в интернет-чатах, они должны по крайней мере, знакомы с "смайлики" и сокращений, которые могут, по случаю, добавить легкомыслие, облегчить тон сообщения или лишь подчеркивают настоятельную необходимость или отсутствие срочности в электронной почте.

Смайлики помогают общаться настроение человека или указать, когда кто-то шутит. Наиболее типичным является смайлик:), который, если вы наклонить голову налево, два глаза и улыбку. Хотя они и не часто используется для деловых отношениях, они часто используются в Интернете и должно быть узнаваемым в электронную почту пользователей. Некоторые из общих смайликов и часто используемых сокращений с их значения приведены в поле.

Будьте графический

Цвета также может влиять на восприятие людей. Хотя большинство из нас останется в черный для сообщений, которые строго бизнеса, мы должны знать, что цвета могут создавать настроение. Blue, например, может означать спокойствие, зеленый отсылает сигнал "идти" или "деньги". Черные "снизу-лайн" конкретности к нему; красный, конечно, может подразумевать, страсть, опасность, или "стоп". Увеличение размера типа добавляет значение фразы, а уменьшение шрифта посылает сообщение о понижении определенная мысль или раздела.

Поддержание на некотором расстоянии

Остерегайтесь слишком личное. Электронная почта, больше, чем букв, которые легко распространять в широких пределах. Они также имеют привычку, хранящихся на компьютерах долгое время после их написания. По этим причинам, быть осторожным, чтобы не потакать в письменном виде личной электронной почты на работе или что вы не вставляйте слишком много личных замечаний в бизнес-E - почта. Более половины корпораций Америки сохранить некоторые трек - или наблюдать за - сотрудник E-почты. Существует нечеткие линии между правом работодателя, чтобы следить за электронной почты и использования права работника на неприкосновенность частной жизни. Лучше быть осторожным и не писать все, что вы не хотели бы, по мнению вашего целый отдел, менеджер, или аутсайдер.

Кроме того, электронная почта конфиденциальности является деликатным вопросом для тех, кто на приемном конце "спам" и других нежелательных сообщений электронной почты. Когда вы отвечаете на E - mail сообщение от кого-то что-нибудь продаете, вы рискуете стать постоянной частью базы данных, что человек и может получать много времени, нежелательной электронной почты в далеком будущем. Лучше всего следовать инструкциям для удаления нежелательных почтовых сообщений, несмотря на трудности, так что Вы сможете сэкономить от бесконечного будущего E - писем от людей, которые шаг к вам только потому, что Вы явно не велел им остановиться.

Проверьте правописание

Использование функции проверки орфографии до нажатия на клавишу "Отправить". Хотя мы, как и в первые дни телевидение, еще немного пугает тот факт, что мы можем отправить E-почты, чтобы легко и быстро во всем мире, мы забываем, что сообщения электронной почты определить нам так же другие сообщения, делать . Так что не позволяет одной опечатки или опечатку в E - почта. Использование функции проверки орфографии, а также признать, что заклинание проверки далеки от совершенства. Они не могут читать ваши мысли, поэтому, если вы пишете "услышать", и вы имели в виду "здесь", единственный способ поймать свою ошибку через корректура.

В целом

Это всего лишь несколько советов из моей технический семинар письменной форме. Как электронная почта заменяет почте, по всей деловых и промышленных кругов, возможно, потребуется пересмотреть свою собственные предположения о том, как ваш адрес электронной почты общается ваши идеи и как лучше обучать своих коллег написать более сжато и убедительно.

Гэри БЛЕЙК

СООБЩЕНИЕ СОВЕЩАНИЕ

Гэри Блейк директор связи семинара (Порт Вашингтон, Нью-Йорк; телефон: (516) 767-9590, факс: (516) 883-4006, E-почта: garyblake@aol.com). Он представляет на месте семинары в письменном виде в технической корпорации в США он провел сотни семинаров на таких фирм, как Lever Brothers, Шейн Pharmaceuticals, Нью-Йорк энергоснабжения, а также AIG, и автор книги "Элементы деловой письменности" (Macmillan ). [Степени (ы) и для школьников (ы)?] Более подробную информацию о своих семинарах, посетите его веб-сайт <a target="_blank" href="http://www.writingworkshop.com" rel="nofollow"> WWW. writingworkshop.com </ A>.