Улучшение вашего телефона навыки

Сделать большинство этого важного инструмента, практикуя немного здравого смысла и хорошего тона.

EYEN мы будем полагаться больше и больше на электронную почту, телефон остается мощным инструментом бизнеса. Тем не менее, это часто неправильно. Сколько раз вы были оскорблены приемной кто вы на гриле, как если бы она была агентом ФБР? Или было встречено анонимных "держать, пожалуйста", и повис в тихом недействительным за то, что кажется вечностью? В лучшем случае, такого рода встречи раздражают. В худшем случае, они могут создать негативное впечатление и кисло отношений.

Первый контакт многие люди с вами по телефону. Они, вероятно, составят впечатление о вас на основе этого разговора. К счастью, с небольшой тактичность и внимание к тому, что вы говорите и как вы это говорите, вы можете использовать телефон в качестве эффективного средства получения и поддержания сотрудничества, продаж и доброй воли.

Mind, как себя вести

Оперативность пунктам. Отвечать на ваши звонки на первое или второе кольцо, если это возможно. Это дает абоненту впечатление, что вы гибкой и эффективной. Иногда, возможно, придется отложить ответа на вызов закончить срочную задачу или потому что вы были на мгновение от вашего стола. Но ни один офисный телефон должен звучать более чем в четыре раза, прежде чем подобрал кто-то. В противном случае вы рискуете потерять ценные вызова.

Когда вы отвечаете, идентифицировать себя. "Hello" не является достаточным; свое имя и отдел. Говоря "Mike Bugalowski, контроль качества", вы даете абонентам нужную им информацию, и вы также побудить их идентифицировать себя в ответ. Это также показывает, что вы деловой и готовы услужить.

Данное правило применяется также при встают чужой телефон. Скажем, "служба Сара Pitlow, Майк Bugalowski говоря," так что абоненты будут знать, кто берет на себя ответственность за помощь.

Скрининг вызовов

Ответ и разместить собственные звонки. После кто-то (например, секретарь или администратор) экран звонки трате времени и раздражает абонентов. Если возможно, ответьте свой телефон. Абоненты оценят тот факт, что вы для них, и что вы легко добраться. Аналогичным образом, ставя собственный звонки в обход эго игры Видя это, исполнительной ждет друга.

Если у вас должны быть ваши звонки на экране в целях эффективной работы, попросите секретаря сделать так вежливо и кратко. Не делайте абонентов чувствовать, как будто они подвергаются дискриминации. Такие фразы, как "Кто звонит?", Или что еще хуже, "Кто это?" вызов абонента. Вопрос: "Знает ли он вам? является оскорбительным, поскольку он ставит абонентов в неловкое положение того, чтобы угадать, помните ли вы их и это означает, что любой абонент не известно, не смогут дозвониться до вас. Вместо этого, заслон должен спросить: "Могу ли я сказать ему, кто звонит, пожалуйста?

Избегайте слишком отбора. Некоторые другие фразы, чтобы избежать (и общие реакции на них):

* "Будет ли она знать, откуда ты родом?" (Я не знаю, я не ум читателя.)

* "Что это со ссылкой на"? (Вы хотите длинном или коротком названии?)

* "В какой компании ты?" (У нее просто поговорить с людьми из компании? Слишком плохо, я с IRS.)

* "А ты с ...?" (Штат Кентукки, изначально.)

* "Что же это беспокойство?" (Карточный долг жены.)

Если у вас имеются говорить только определенные люди, обратитесь к первому секретарю, что вы находитесь в заседании, а затем спросить: "Могу ли я сказать ей, кто звонил? Если абонент кого вы хотите поговорить, ваш помощник может сказать: "Вот она сейчас", или "Дай мне посмотреть, могу ли я получить ее для вас.

Заслон должен дать объяснение, почему вы недоступны. Лучше сказать: "Он в заседании прямо сейчас", "Она сейчас на другой линии", или "он не за письменным столом", чем просто "он недоступен," или "Она не может подойти к телефону". Предоставление дополнительной информации создает впечатление, вы честны и авансом, так что абоненты имеют меньше шансов почувствовать, что они лгут или дискриминации.

Если вы заслон или вы отвечаете кто-то телефону, всегда предлагаем, чтобы помочь абоненту самостоятельно, найти тех, кто может, или принять сообщение и лично увидеть, что он получает права человека. Не спрашивайте лица перезвонить позже, это опрометчивый времени абонента и деньги.

Дилемма Голосовая почта

Вы можете обнаружить, что, кого вы называете использовании голосовой почты экране. Или потому, что они часто в совещаниях, вы всегда получите их голосовой почты.

Не играйте в игры с голосовой почтой. Написать свое имя, номер телефона и причину вашего звонка. Если человек не знает, вы убедитесь, что произнести свое имя четко, произношу, тоже помогает.

Если у вас возникли проблемы при получении путем, зайти в необычное время. Ваши лучшие шансы избежать голос заняты лица почты до 9 утра, во время обеда, а после 5 или 6 вечера.

Еще один хороший метод заключается в лицо направить по электронной почте или оставить сообщение голосовой почты говорю ему, что вы заедет завтра утром. Если администратор ответы, когда вы перезвонить, и спрашивает: "Что он ждет вашего звонка?", Вы можете честно ответить "да" - потому что, в конце концов, ты скажи ему, что вы бы звонить.

Прикройся

Выход телефона автоматической это надежный способ потерять важные звонки и раздражает тех, кто пытается с вами связаться. Мы все имели опыт разочарований называть бизнес и имеющие кольца телефон и кольцо с ничего не ответил. Когда это произойдет, мы злимся и думаю: "Что плохо бежать компании они должны быть, чтобы телефонный звонок так долго".

Если ни один не используется в вашем офисе, чтобы ответить на ваши звонки, когда вы уезжаете, есть вызовы передаются приемной или кого-нибудь, кто соглашается на покрытие для вас. Не забудьте сказать, что человек, где вы собираетесь, когда вы вернетесь обратно, а также любой телефонный номер, где может быть достигнут. Тогда собираем ваши сообщения и возврат ваших звонков незамедлительно.

Когда вы принимаете сообщение, внимательно слушать и записывать все. Получить имя вызывающего абонента, номер телефона, место работы и название должности лица или название отдела абонент пытается охватить. Даже тогда, когда абоненты находятся в спешке, не бойтесь попросить их повторить написания, произношения, и номера, если вы не ясно слышу в первый раз. С полной, точной сообщений позволяет избежать путаницы, а также гарантирует, что звонки могут быть возвращены своевременно.

Люди не любят, чтобы бегать. Так что если вам необходимо перевести кого-то, первый объяснить, почему и где вы переключаетесь на вызов. Также разумно предоставить абоненту продление или номер, в случае вызова отключен.

Уважение абонентов

Никто не любит быть приостановлена. Но если это необходимо, в первую объяснить, почему вы должны покинуть линию и как долго вы будете нет, и спросить, если абонент может иметь места. Дождитесь ответа - никто не любит быть приостановлено, прежде чем они имеют шанс на объект. Но если вы спросите, вы обнаружите, что большинство людей говорят, "OK" и высоко ценим Вашу любезность. Когда Вы возвращаетесь к телефону, поблагодарить абонента по имени для ожидания.

Убедитесь, что абонент не зафиксированы более чем 15 до 30 секунд. Если вам нужно от телефона больше, чем, спросите, если абонент предпочли бы, чтобы вы перезвонить. Обещание перезвонить в определенное время, и сделать это.

Сделайте ваш голос улыбкой

Каждый человек имеет плохой день время от времени, но это не умные, чтобы показать его в лицо или по телефону. Гнев, нетерпение, или просто скука может прийти через телефонную линию с полной ясностью и внести абонентов в оборонительной или нервничать. Если неприятные или резкий по телефону, то люди могут выйти из своих способ избежать рассмотрения с вами, или они могут быть трудно иметь дело с взамен.

Таким образом, вне зависимости от вашего настроения, стремление быть приятным и оповещения по всей беседы. Когда люди заходят в неподходящий момент, попросить, если можно вернуться к ним и дать конкретное время, когда вы будете называть их обратно.

Хорошее правило для запоминания заключается в лечении абонентов, как вам бы гости в вашем офисе или дома. Вы будете выиграть их уважения и доброжелательности. Вежливость и attendveness только поможет вам и вашей компании в улучшение имиджа, улучшение взаимоотношений с клиентами, а также увеличения объема продаж.

А теперь послушайте это ...

Вы когда-либо приходилось держать приемник примерно на фут от уха своего, чтобы приглушить голос на другом конце? Или, вы когда-нибудь силился понять, что человек на другом конце говорит? Значит, вы знаете, насколько важны хорошие голос, говорящий в эффективной телефонной связи.

Когда вы позвоните, положил трубку от уха. Держите трубку близко к губам, и говорить явно нормальным голосом. Если люди не могут понять, потому что вы говорите слишком быстро, чтобы сознательные усилия, чтобы замедлить. Эти советы могут показаться элементарным, но они могут помочь предотвратить искаженные сообщения и слушателя разочарования.

Краткие разговоры сэкономить время, и ваш слушатель будет благодарен за них. Каждый человек имеет определенную степень личной беседе, например, "Как дела?" или "Как ваши поездки?" Но длительные личные или общие дискурсов бред на неуместны, и, вероятно, скучной для большинства людей.

Это хорошая идея, следовательно, ближе к делу и быть готовыми, когда вы планируете или ожидая вызова. Запишите основные моменты вы хотите охватить, когда вы говорите, посмотрите в свои записи и проверить с каждой точке, как это обсуждается. Этот метод поможет вам по этому вопросу и избежать отвлекаться. Если неожиданных сюжетных появляется, и вам необходимо получить дополнительную информацию, объяснить это с абонента и принять меры, чтобы перезвонить с ответами.

Конец на оптимистичной к сведению

Будь милостив и приятно, когда окончание вызова, даже если вы не довольны результатом. Спасибо человек для своего времени. Кратко пунктов, что Вы согласились и меры должны быть приняты. Скажите "прощай", так что другие лица будут знать, вы закончите. Лучше всего, чтобы абонент трубку первым, так что вы не режут его или ее от случайно. И когда вы трубку, не так мягко - хлопнул ресивер создает нервы и негативное впечатление.

Следуя этим простым советам, поставит вас впереди толпы в отношениях с коллегами, начальством, поставщиками и клиентами. Вы можете найти обработки большего количества звонков, поскольку люди, как с вашими, но это влечет за собой более широкие возможности для достижения успеха. По освоения изобразительного искусства телефонного разговора, вы повысит Вашу репутацию, а также вашей компании. КЭП

Роберт Блай,

ПИСАТЕЛЬ / консультант

Роберт Блай (тел.: (201) 385-1220, факс: (201) 385-1138, E-почта: <a <href="mailto:rwbly@bly.com"> rwbly@bly.com /> ) является независимым копирайтер и консультанта, специализирующегося в письменном виде брошюры, прямые рассылки, официальные документы, реклама, веб-страниц и PR материалов для промышленного и высокотехнологичного маркетологов. Его клиентами являются IBM, McGraw-Hill, Becton Dickinson, Nortel Networks, Grumman, ITT, сплав технологии, пила-Йорке